Case Skanska: Datamatka kohti tieto-ohjautuvaa organisaatiota

Tieto-ohjautuvaa organisaatiota rakennetaan määrätietoisesti askel askeleelta.

Skanska on yksi maailman johtavista rakentamis- ja projektikehityspalveluita tarjoavista yrityksistä. Skanska toteuttaa koteja ja asuinalueita, toimivaa infrastruktuuria sekä moderneja tiloja niin yrityksille kuin yhteisöille.

Tietohallintopäällikkö Artturi Kantanen on edistänyt Suomessa Skanskan matkaa kohti tieto-ohjautuvaa organisaatiota. Alkusysäys saatiin Artturin ylläpitämästä vapaamuotoisesta yhteisöstä, analytiikkaverkostosta, joka kokoontui kvartaaleittain pohtimaan datapääoman hyötykäytön mahdollisuuksia – ja toisaalta myös edellytyksiä.

Sittemmin datalla ohjautuvan organisaation kehittämisen työhön on tartuttu systemaattisesti. Nyt tieto-ohjautuvuus on yksi koko organisaation keskeisistä kulmakivistä, ja päämäärä, jota kohti kuljetaan määrätietoisesti. Skanskan datamatkalla ollaankin jo ohitettu monia merkittäviä etappeja.

Tieto-ohjautuvuus syntyy uskalluksesta unelmoida

Miten organisaatiot pääsevät parhaiten liikkeelle omalla datamatkallaan?

– Monesti suurin este matkan aloittamiselle on se, että organisaatioissa ei uskalleta unelmoida, Artturi toteaa. Omaa mielikuvitusta rajoitetaan, eikä visioinnille jää tilaa, kun nykytilanteen realiteetit syövät kaistaa. Tulevaisuuskuvien ei kuitenkaan tarvitse olla vallitsevan tilanteen vankeja.

Lead Architect Harri Puupponen Cloud1:lta allekirjoittaa Artturin ajatukseen. Tosin ainakaan teknologian puolesta yrityksillä ei ole syytä rajoittaa mielikuvitustaan, sillä teknologia mahdollistaa jo nyt mitä tahansa. Unelmien lisäksi kuvaan astuukin uskallus: mahdollisuuksiin kannattaa tarttua rohkeasti, ja tavoitteet asettaa riittävän korkealle.

Miten tieto-ohjautuvuudesta sitten tehdään totta? Suuren tavoitteen lisäksi tarvitaan lukuisia pieniä askelia ja onnistumisia. Onnistumisten innoittamana organisaation sisälle syntyvät muutosagentit ovat myös keskeisessä roolissa.

Artturi Kantanen kertoo, että Skanskalla matkaa kohti tieto-ohjautuvuutta kiihdytettiin juuri pienillä käytännöllisillä esimerkeillä siitä, mitä datalla voidaan tehdä. Esimerkit synnyttivät organisaation sisäisiä championeita, jotka veivät asiaa eteenpäin toteutettuja liiketoimintaesimerkkejä hyödyntäen. Ilman näitä pieniä onnistumisia datan hyötykäytön puolestapuhujat jäävät syntymättä, ja datamatka hidastuu.

– Esimerkkien kautta on luontevaa avata keskustelu siitä, mitä jatkossa liiketoiminnalle pystyttäisiin vielä tuottamaan, edellyttäen, että datan yhtenäisestä laadusta huolehdittaisiin, sitä hallinnoitaisiin keskitetysti ja sillä olisi omistaja, Artturi kertoo. Näin datan hyötykäytön mahdollisuudet vähitellen avautuvat myös laajemmin organisaatiossa.

Liiketoimintaprosessilähtöinen data ei vielä riitä

Monessa organisaatiossa koetaan, että asioita tehdään jo nyt datapohjaisesti, ja data toimii päätöksenteon tukena. Artturi toteaa, että näin varmasti onkin. Jokaisessa organisaatiossa käytetään dataa jossakin muodossa.

Tieto-ohjautuvuus ei kuitenkaan voi perustua vain siiloutuneeseen ja prosessikohtaiseen dataan. Siiloutunut ja liiketoimintaprosessilähtöinen data on usein pikemminkin yksilön tai yksikön hyve, kuin koko organisaatiolle arvoa tuottava pääoma.

IT-organisaation näkökulmasta ehdoton edellytys tiedon hyötykäytölle on se, että organisaatiolla on keskitetty data-alusta, jossa pystytään keräämään, hallinnoimaan, kehittämään ja jakelemaan dataa liiketoiminnalle. Myös kehittäminen sekä datan laadun ylläpitäminen tapahtuu keskitetysti. Tavoitteena on saada tarjolle hyvin hallittua datapääomaa, jota voidaan jaella liiketoiminnan erilaisiin tarpeisiin, kuten esimerkiksi uusien digitaalisten palvelujen toteuttamiseen tai raportointiin.

Teknologian tehtävä on mahdollistaa organisaatiorajat ja siilot ylittävä data. Keskitetty data-alusta toimii mahdollistajana sille, että data on koko organisaation laajuudelta käytettävissä.

Kypsyyspyramidi kiivetään askel kerrallaan

Ennen kuin tieto-ohjautuvuus on totta, tulee siis perustan olla kunnossa. Ensimmäinen askel on datan saaminen haltuun. Datakokonaisuuksille pitää löytää omistajuus liiketoiminnasta. Datasta voidaan jo tuottaa informaatiota raportoinnin avulla siinä vaiheessa, kun perusta on rakennettu. Perusta mahdollistaa kohdennetun raportoinnin sekä peruutuspeiliin katsomisen rajatuilla liiketoiminta-alueilla tai projekteilla.

Seuraavassa vaiheessa tiedosta muotoutuu saarekkeita. Saarekkeiden välille voidaan rakentaa siltoja, joka tuottaa taas seuraavan kypsyystason. Tiedon saarekkeita voidaan yhdistellä, tuottaa kattavaa analytiikkaa, ja tiedon tuottama ymmärrys mahdollistuu.

Pyramidin huipulla data hyödyntää laajamittaisesti keinoälyä tai koneoppimista. Kypsin vaihe vaatii kuitenkin kurinalaista datan laadun ylläpitämistä, ja asioiden relaatioiden määrittelemistä.

Kypsyyspyramidin jokainen askel on syytä kiivetä rauhassa. Vaiheet täytyy ottaa haltuun järjestelmällisesti, jotta koko datamatka toteutuu. Onnistumisia on saatava aikaan jokaisessa vaiheessa, ja ne tulee myös muistaa viestiä. Teknologian merkitys on suurin pyramidin perustassa, mutta pienenee sen huipulla. Mitä vahvempi pohja on, sitä isomman tai paremman pyramidin voi rakentaa. Suurimmat voitot kotiutetaan pyramidin huipulla.

Pohjimmiltaan kyse on organisaatiokulttuurin muutoksesta

Kypsyyspyramidin lisäksi Artturi jäsentää tieto-ohjautuvuuden mahdollistamista neljän eri kehitysosa-alueen avulla:

1. Omaan arkkitehtuuriin istuvan teknologian käyttöönotto
2. Liiketoimintaodotusten hallinta ja liiketoimintahyödyn tuottaminen
3. Hallintamallin rakentaminen
4. Organisaatiokulttuurin johtaminen ja muuttaminen

Viimeinen vaihe on näistä haastavin, mutta myös tärkein. Ilman sitä todellinen arvontuotto ei toteudu.

Tieto-ohjautuvan organisaation syntymisessä on kyse organisaatiokulttuurin muutoksesta. Organisaatioon halutaan synnyttää datakulttuuri, jossa läpi organisaation käytettävissä olevaan laadukkaaseen dataan suhtaudutaan vakavasti.

Datamatkan vaikein kysymys onkin se, miten organisaation toimintatapoja pystytään muuttamaan. Keskeistä on nähdä matkan arvo itsessään. Asiat, kuten teknologia, analytiikka ja raportointi ovat muutoksessa lopulta pienessä roolissa.

Miltä tieto-ohjautuva organisaatio sitten näyttää käytännössä? Artturi näkee, että Skanskalla se voisi näyttää tältä:

• Liiketoiminta kantaa itse vastuun ja omistajuuden datasta omalla toiminta-alueellaan
• Liiketoiminta vie itse eteenpäin kehitysaihioita ja tarpeita, sekä edistää datakyvykkyyttä.
• Liiketoiminta kokee spontaanisti tärkeäksi vaalia prosesseistaan syntyvän datan laatua, ja ymmärtää datan muutosten vaikutukset muualla prosesseissa.
• Yksilötasolla ymmärretään vastuu ja velvollisuus datan laadun ylläpidosta.
• Jokainen työntekijä saa oikea-aikaisesti oman työtehtävän tueksi hyvälaatuista dataa tai datapalveluita.

Teknologia mahdollistavassa roolissa

Teknologian rooli on mahdollistaa datan laajamittainen hyödyntäminen. On hyvä tuntea uusimman teknologian modernit mahdollisuudet, sillä teknologia myös auttaa organisaatioita keskittymään entistä enemmän niille keskeisiin asioihin.

Cloud1:n Data Hub -konsepti sisältää Azuresta saatavia palveluita, joilla voidaan varmistaa kypsyyspyramidin vahva teknologinen perusta. Teknologiaratkaisut, joita perustan rakentamisessa tarvitaan, ovat mm. Synapse, Databricks, Data Factory, Terraform, API Management, erilaiset analytiikan palvelut, kuten Power BI ja Azure ML -palvelut.

Datamatkaa kuljetaan yhdessä

Skanskalla ja Cloud1:lla monista asioista ajatellaan samalla tavalla. Cloud1:n ratkaisukeskeinen ja maanläheinen ote on tuntunut luontevalta asiakkaan puolella. Cloud1:lla ymmärretään hyvin esimerkiksi se, että suurissa organisaatioissa toimitaan usein monitoimittajaympäristössä. Asiakasta rohkaistaan ottamaan tekijät sieltä, missä toteutuksiin on parhaat kyvykkyydet. Asiakasta ei haluta lukita vain yhteen vaihtoehtoon.

- Olen aina pitänyt siitä, että Cloud1:lla on vahva teknologinen osaaminen, mutta samalla osataan ajatella myös liiketoimintaa, Kantanen kertoo.

Yhteistä yritysten ajattelutavoissa on sekin, että asioita viedään eteenpäin hallitusti ja systemaattisesti. Muutoksen läpivientiä Skanskalla helpottaa organisaation vahva prosessiorientoituneisuus. Kun prosesseilla on määritetty roolitus, myös datalle on helppo löytää vastuuhenkilöt.

– Palveluntarjoajan on aina hedelmällistä tarjota ratkaisuja, kun asiakasorganisaatiossa toimitaan järjestelmällisesti, talossa on vahvaa omaa osaamista ja selkeä tahtotila saavuttaa päämäärä, Harri Puupponen korostaa. Skanskalla ollaan tehty oikeita asioita, oikeassa järjestyksessä.

Asiakasorganisaation oma osaaminen on keskeistä, sillä organisaatiot eivät voi ulkoistaa omaa muutosmatkaansa. Sisäisen kulttuurin rakentumista ei voi ostaa rahalla – muutos kun lähtee sisältä: ihmisistä, asenteiden, ymmärryksen ja osaamisen muutoksesta sekä rutiinien murtamisesta.

Oikea kumppani voi kuitenkin tukea yritystä sen matkalla kohti tieto-ohjautuvuutta, ja tässä Cloud1 haluaa olla mukana: kiipeämässä kohti pyramidin huippua askel askeleelta, yhdessä asiakkaan kanssa.