Saisiko olla ripaus Power BI Premiumia?

"Pitäisiköhän siirtyä Power BI Premiumiin? Ei kai vielä, meillähän on vasta 250 käyttäjää, tulee halvemmaksi lisensoida käyttäjät erikseen.” Tässä esimerkki omasta pohdinnasta muutaman vuoden takaa ja sittemmin moneen kertaan muualta kuultuna. Premium-lisenssillä pro-käyttäjät voivat siis jakaa kiinteällä kuukausihinnalla Power BI -sisältöä rajattomasti organisaation sisäisesti, ja tämähän muuttaa peliä ihan oleellisesti. Premium-lisenssi pitää sisällään myös muita huomionarvoisia ominaisuuksia, mutta tässä kirjoituksessa käsittelen erityisesti vapaan sisällönjaon merkitystä.

Miksi Power BI Premium?

Palatakseni takaisin alun kustannuspohdintaan, Microsoftin laskurin mukaan  maaginen raja kulkee jossain 500 käyttäjän kohdalla ajatellen, että kaikki käyttäjät lisensoitaisiin henkilökohtaisella pro-lisenssillä.

Havaintojeni mukaan raja tulee saavutettujen hyötyjen kautta vastaan jo paljon aikaisemmin. Jos Power BI:n suosio ja käyttö on kasvanut yrityksessäsi jo muutenkin, niin Premiumiin siirtymisen jälkeen alkaakin sitten toden teolla tapahtua. Muutos rajatusta käyttäjäjoukosta rajattomaan on merkittävä, ja sana siitä leviää kulovalkean tavoin.

Juju on siinä, että ennen ei-niin-merkittäviksi mielletyt yksiköt ja toiminnot saavat samat aseet käyttöön, kuin yrityksen keihäänkärkiyksikötkin. Heille ei toki ole aluksi juurikaan valmista sisältöä tarjolla, mutta uudet käyttäjäryhmät ovat valmiita aloittamaan hyvinkin vaatimattomasti. Tärkeintä on saada jakoon tieto, joka ennen jäi sähköpostilla lähetettävän kuukausiraportin varaan tai Sharepointin kätköihin odottamaan turhaan vierailijoita. Ja jos joku joskus näihin jakelukanaviin olisi eksynytkin, ei hän saanut käyttöoikeuksien puuttuessa tiedostoa auki tai Excel-työkirjan salasana oli juuri sillä hetkellä hukassa.

Alkaa löytyä muutamia uusia yksilöitä, jotka ymmärtävät nopeasti muutoksen arvon. He jakavat oivalluksensa joukoille, josta osaan viesti uppoaa. Saatavilla olevan tiedon pohjalta aletaan parhaassa tapauksessa muuttaa toimintaa.

Skenaarioita

• Ajattelepa sitä liiketoiminnan kehityksessä työskentelevää juniorianalyytikkoa, jonka ymmärrys datasta hakee vertaistaan. Power BI on työkaluna tuttu, mutta sehän on vain johdon käytössä. Omat analyysinsa hän jakaa niille, jotka osaavat pyytää. Jokaiselle pyytäjälle eri formaatissa, totta kai.
• Tai vaikka sitä etevää taloushallinnossa piileskelevää lahjakkuutta, jonka SQL-kyselyillä saisi pohjat keskisuuren pörssiyrityksen johtamiseen. Power BI:stä hän on kuullut paljon hyvää, mutta Excel ja Power Point toimivat siitä huolimatta esityskerroksena.
• Entäpä business controller, joka tuskin kuukausittain pääsee paljastamaan legendaariset avainmittarinsa liiketoiminnalle, jos vain palaverin lopusta jää aikaa. Power BI:n hyödyt hän ymmärtää mainiosti, mutta tiketti raporttien saamiseksi laajaan automaattisen jakeluun on jo kolme edellistä kvartaalia muhinut muutosprosessin rattaissa. 50 uuden pro-lisenssin hankinta ei ole se vähäisin viivästyttävä tekijä.

Faktat puhuvat puolestaan ja hyvälle BI:lle löytyy kyllä kysyntää, mutta jos sisältö tavoittaa vain harvat ja valitut, jää vaikutus mitättömäksi.

Puheet tiedolla johtamisen nostamisesta strategian keskiöön ovat niin kauan kyseenalaisia, kun jokin epärelevantti muuttuja määrittelee sen, kenelle tiedolla johtaminen organisaatiossa kuuluu.

Premiumin avulla muutetaan ainakin periaatteessa jokainen organisaation jäsen potentiaaliseksi uudistajaksi ja muutoksen aikaansaajaksi. Valinnan tehtyäsi et joudu enää miettimään, kuka yrityksessäsi on Power BI:n arvoinen ja kuka ei. Kysymys on lopulta siitä, halutaanko palvella moninkertaista määrää tiedonjanoisia ihmisiä vai säästää jokunen tonni kuukaudessa lisenssikuluissa.

Premiumin käyttöönoton jälkeen

Jälkeenpäin niissä tapauksissa, joissa Power BI Premiumiin päädyttiin, oli helppo todeta valinta oikeaksi ratkaisuksi. Huomattiin, että lisenssihintojen vertailu pro/premium-kustannusten rajavyöhykkeellä ei ollutkaan se ydinjuttu. Se, missä oli hyväntahtoisesti säästetty murusia kustannuksissa, olikin ollut hidastamassa yrityksen strategian peräänkuuluttamaa tiedolla johtamisen agendaa.

Jokaiselle yksityiskohdalle ei ole aluksi ohjetta, ominaisuudet eivät ole kaikilta osin teknisesti riittäviä, kapasiteetin hallinnan kanssa joudutaan raapimaan päätä ja business developereiden kanssa yhteiseloa harjoitellaan. Mutta niin vain käyttäjämäärät harppaavat nousuun, ja uusien pro-käyttäjien määrä self-service-käytön lisääntyessä kasvaa.

Jakelumahdollisuus tuo tiedolla johtamisen kulttuuria kokonaan uusille alueille. Sama tulos ei olisi ollut ollut mahdollista jatkamalla käyttäjäkohtaista pohdintaa siitä, kenelle lisenssi annetaan ja kenelle ei.

Kapasiteetin käytön vaikeat valinnat

Premium-kapasiteetin käytössä onkin sitten omat ei niin helpot valinnat tehtävänä. Eivät ne kaikki hyvät asiat tipahda murheitta syliin. Muutama mainitakseni:

• Annetaanko citizen developereille vapaat kädet vai kuristetaanko keskitetysti ja kuinka kovaa?
• Miten hallita kehitystä, kun ICT:n ja liiketoiminnan näkökulmat eivät kohtaa? Kuka maksaa jaetun kapasiteetin viulut?
• Self-service-käytön maksimoinnissa tulee välillä katsottua asioita sormien läpi. Kaikki mallit eivät ole viimeisen päälle optimoituja. Ennen kaikkea tämä näkyy premium kapasiteetin kuormituksena. Kun business kehittää ilman riittäviä tarkistuspisteitä, unohtuu helposti kuorman hajautus ja kaikki importoidaan PBI serviceen. Tämä johtaa nopeasti kapasiteetin ylärajan saavuttamiseen, jolloin vaihtoehdoksi jää ryhtiliike ja optimoinnit tai kapasiteetin lisääminen.
• Datan laatu ja luotettujen tietolähteiden rooli sen kuin korostuu. Premiumsontaa ei halua kukaan, eli kallis kapasiteetti kannattaa pitää puhtaana

Lopulta, jos suunnitelmat ovat edes osin toteutuneet ja onnea on ollut matkassa, on aika katsoa peruutuspeiliin.

Tässä yksi skenaario tapahtumien lopputulemasta: on onnistuttu tiedolla johtamisen jalkauttamisesta massoille ja self-service-ajatus toteutuu muuallakin kuin kehityspäivien power point slideilla. Toisaalta on myös epäonnistuttu, koska tiedolla johtamisella saavutettuja hyötyjä ei ole kuitenkaan laskettu rahassa.

Käytön lisääntyessä kustannuksia tulee lisää, pitää optimoida tai lisätä kapasiteettia ja pro-lisenssejä, kouluttaa ihmisiä ja pahimmassa tapauksessa rekrytoida uusia datan hyödyntämiseen vihkiytyneitä ihmisiä.

Ennen kuin painiskelet itsesi kanssa tässä ilon ja surun välimaastossa, kysy Cloud1:n vinkit siihen, miten saavuttaa tasapaino ja harmonia Premium-kapasiteettisi kanssa. Ota yhteyttä: tuomo.riihentupa@cloud1.fi, +358 41 431 1887.

* Premium-valinnassa huomioitavia asioita, joita tässä kirjoituksessa en käsitellyt:

• On-prem-vaihtoehto (Power BI report server). Harkitsemisen arvoinen vaihtoehto niille, joilla on käytössä SQL Server Enterprise SA-ylläpidolla, ja joilla ei ole ajatuksia siirtyä Power BI serviceen.
• Power BI -sisällön jakaminen organisaation ulkopuolelle – eri tavat ja niiden erot